EXCEL - KURS (5.0) :

Høgskolen I Øsfold

Magnus Nohr

Innholdsfortegnelse :

Side 1 : Innholdsfortegnelse.

Side 2 : Innholdsfortegnelse.

Side 3 : Hva er Excel.

Side 3 : Excel for Windows, generelt.

Side 3 : Starte Excel for Windows.

Side 4 : Skjermbildet i Excel.

Side 6 : Bruk av mus.

Side 6 : Muspekeren.

Side 7 : Avbryting av kommandoer.

Side 7 : Skrive inn data i regnearket.

Side 8 : Tekst.

Side 9 : Tall.

Side 10 : Formler.

Side 10 : Feilmeldinger.

Side 11 : Skrive inn formler.

Side 12 : Visning av resultat.

Side 12 : Fjerne innholdet i en celle.

Side 12 : Hjelp-systemet.

Side 13 : Redigere regnearket.

Side 14 : Navngi områder.

Side 15 : Kopiere og flytte.

Side 17 : Autofyll.

Side 18 : Flytte data fra en celle eller et område.

Innholdsfortegnelse :

Side 19 : Lagring av regnearksfilen.

Side 20 : Filnavn.

Side 20 : Åpne regnearksfil.

Side 21 : Avslutte Excel.

Side 21 : Formatering av regnearket.

Side 21 : Skriftstørrelser.

Side 22 : Endre kolonnebredde.

Side 22 : Endre radhøyde.

Side 22 : Rammer og farger.

Side 23 : Skrive ut data.

Side 23 : Forhåndsvise regneark.

Side 23 : Diagrammer.

Side 26 : Tilføye datasett.

Side 26 : Fjerne datasett.

Side 27 : Redigere tekst i diagrammet.

Side 27 : Hjelpelinjer i diagrammet.

Side 27 : Skala for verdiakse.

Side 27 : Endre farger i diagrammet.

Side 28 : Endre diagramtype.

Side 28 : Endre størrelse på diagram.

Side 28 : Lagre diagram.

Side 28 : Slette diagram.

Side 28 : Grafiske objekter.

Side 29 : Flytting av data mellom to programmer.

 

Hva er Excel ?

Excel er et regnearkprogram som kan brukes til de fleste matematiske og økonomiske utregninger, tallmaterialet kan fremstilles tabellarisk og/eller grafisk i forskjellige typer diagrammer ( feks. som søylediagram, kakediagram osv.).

 

 

Excel for Windows, generelt :

Et regneark består av en mengde ruter som kalles for CELLER. Disse cellene kan fylles med tekst, tall eller formler.

Det spesielle med regneark er at cellene veldig enkelt kan kommanderes til å "snakke" med hverandre.

Cellene i et regneark er ordnet i RADER og KOLONNER.

RADENE er horisontale linjer som på venstre side er merket med nummer fra 1 og oppover, totalt 16384 rader.

KOLONNENE er vertikale bokser som er merket med bokstaver, det er totalt 256 kolonner.

En celle identifiseres med en CELLEADRESSE som består av kolonnebokstav(er) og radnummer, feks. B10. Cellen øverst i venstre hjørne har adresse A1.

Starte Excel for Windows :

Når du kommer inn i Windows får du frem en del forskjellige ikoner. Dobbeltklikk med venstre museknapp på programikonet til Excel.

Du er nå inne i EXCEL og får opp regnearket på skjermen.

 

Skjermbildet i Excel:

 

NB. Har kommandoen i rullegardinmenyen en pilspiss etter seg, kommer det frem en ny meny som kalles en OVERLAPPENDE MENY.

Du kommer også til å oppleve at visse kommandoer er nedtonet, det betyr at kommandoen ikke kan brukes p.g.a. valg du har foretatt.

 

BRUK AV MUS :

Både MUSEN og PILTASTENE kan brukes til å flytte rundt i regnearket.

Muspekeren :

 

AVBRYTING AV KOMMANDOER :

Du kan når som helst avbryte en kommando.

 

Skrive inn data i regnearket :

I et regneark kan du skrive inn :

NB. Markøren må være plassert i den cellen der data skal registreres.

Data skrives inn ved å bruke tastaturet, det du skriver vises i redigeringsfeltet. Dataene blir lagt på plass i aktuell celle ved at du trykker enter-knappen ( ) eller bruker en av piltastene.

Du kan skrive opptil 255 tegn i en celle.

Når du skriver inn i en celle, vil det til venstre for redigeringsfeltet komme opp tre knapper :

Dersom du må rette på noe du skriver, kan du gjøre det ved å bruke DELETE-tasten eller BACK-SPACE tasten ( ). Delete fjerner tegnet til høyre for markøren, BACK-SPACE fjerner tegnet til venstre.

 

Tekst :

Tekst skrives inn på vanlig måte og vil automatisk bli venstrejustert i cellen.

NB. Om teksten dekker mer enn en celle tilhører den allikevel den cellen der teksten begynner. Men hvis denne neste cellen inneholder data, vises bare det som får plass i den opprinnelige cellen.

Tekst som det ikke er plass til å vise i en kolonne, kan gjøres synlig ved å utvide kolonnebredden.

 

Tall :

Tall registreres på tilsvarende måte som tekst, men tall blir automatisk høyrejustert i en celle.

NEGATIVE TALL skrives inn med minustegn (Bindestrek) som første tegn.

NB. Dersom du registrerer tall som består av flere siffer en det er plass til i kolonnen, vil tallet bli vist eksponentielt eller med følgende tegn (######), avhengig av celleformat.

Sifrene er likevel lagret i cellen slik at de er registrert, for å få vist tallet kan du utvide kolonnebredden.

Dersom du skal registrere tall i flere kolonner, lønner det seg å markere det området der tallene skal skrives inn, før du begynner å registrere.

 

 

Formler :

Formler kombinerer eller utfører beregninger med tall og tekst.

I Excel starter formelene med likhetstegn (=) og kan inneholde tall, tekst, operatorer, celle- og områdeadresse, områdenavn og andre formler.

Aritmetiske operatorer :

Eksempler på formler :

  1. = a1+b6 : Gir summen av innholdet i cellene a1 og b6.
  2. = a4/8 : Innholdet i celle a4 dividert med 8.
  3. = 10-a4 : 10 minus innholdet i celle a4.
  4. = (a1+a4)*b6 : Summen av tallene i a1 og a4 multipl. med tallet i b6.
  5. =Summer(c1:c6) : Gir summen av tallene i celleområdet c1:c6.
  6. =10^2*15% : Opphøyer tallet 10 i 2 potens og multipl. med 15%.

NB. Vær oppmerksom på at i eksempel nr.4, så regnes det inne i parentesen først ut og deretter multipliseres det med det utenfor parentesen. Så eksempel 4 gir et annet resultat en det =a1+a4*b6 ville gitt.

Feilmeldinger :

Noen ganger vil det oppstå feil i formelen, da gir Excel deg en feilmelding. En slik feilmelding starter alltid med tegnet (#), nedenfor er de mest vanlige feilmeldingene og hva som menes med dem ramset opp :

Skrive inn formler :

Du kan skrive inn formler på to måter i Excel.

Eller :

 

 

Visning av resultat :

Når du skriver inn og aksepterer en formel, blir resultatet av formelen vist i cellen, mens selve formelen vises i redigeringsfeltet.

 

Fjerne innholdet i en celle :

Delete-tasten :

Bruke Rediger/Fjern :

 

Hjelp-systemet :

Excel har et innebygd hjelpesystem som kan og bør brukes når det er noe du lurer på.

Det er flere måter å få hjelp på :

 

Redigere regnearket :

For å kunne arbeide i en celle eller et område, må du merke området. Dette kan du gjøre på flere måter.

  1. Merke en enkelt celle :

Klikk på cellen du ønsker å arbeide i.

2.Merke et område :

Pek på den første cellen du vil merke, og dra musen gjennom resten av cellene du vil ha med, mens du holder nede museknappen.

3.Merke et sammensatt område :

Merk av det første området du vil ha med på samme måte som ved et område. Hold nede Ctrl-tasten mens du merker ett eller flere andre områder du vil ha med.

Klikk i rad- eller kolonneoverskriften.

Klikk i knappen for merking av hele regnearket.

 

 

 

1. 2. 3.

 

Navngi områder :

Noen ganger kan det være nyttig å kunne navngi et område, da du kan bruke dette navnet i en formel istedenfor å gjenta området. Dette gjør du slik :

 

 

Kopiere og flytte :

Du kan kopiere og flytte innholdet i en celle/område til en annen celle/område, dette kan gjøres på flere forskjellige måter :

      1. Merk cellen/området som du skal kopiere.
      2. Velg kommandoen REDIGER og deretter KOPIER.
      3. Klikk på cellen eller øverste venstre hjørne i det området du skal kopiere til.
      4. a. Velg REDIGER/LIM INN.

I dette tilfellet blir det du kopierer, lagt ut på utklippstavlen og deretter limt inn i angitt område.

4.b. Istedenfor å velge LIM/INN kan du velge LIM INN UTVALG, gjøre de valg du ønsker og deretter klikke på OK/ENTER.

LIM INN UTVALG gir deg flere valgmuligheter, som jeg her skal kommentere:

  • ALT : Alle celleattributter (celleinnhold med formater) blir limt inn.
  • FORMLER : Bare formler som er skrevet inn på formellinjen blir limt inn.
  • VERDIER : Bare verdier, slik de vises i cellene i fra-området, blir limt inn.
  • FORMATER : Bare celleformater blir limt inn.
  • MERKNADER : Bare cellemerknader blir limt inn.

Valgene under OPERASJON utfører følgende, avhengig av dine valg under LIM INN :

  • INGEN : Cellene i innlimingsområdet blir fullstendig erstattet av cellene frakopieringsområdet.
  • LEGG TIL : Kopierte formler eller verdier blir lagt til de som er i cellene i innlimingsområdet.
  • TREKK FRA : Kopierte formler eller verdier blir trukket fra de som er i cellene i innlimingsområdet.
  • MULTIPLISER : Kopierte formler eller verdier blir multipliser med de som er i cellene i innlimingsområdet.
  • DIVIDER : Kopierte formler eller verdier blir dividert med de som er i cellene i innlimingsområdet.
  • TRANSPONER : Du velger dette hvis du vil bytte om på retningen av dataene. Data fra den øverste raden i kopieringsområdet plasseres i den venstre kolonne i innlimingspmrådet og omvendt.

 

  • IKON I VERKTØYLINJEN :
    • Knapp for å kopiere :
    • Knapp for å lime inn :

Dette gjør du slik :

      1. Merk cellene eller området du skal kopiere.
      2. Klikk på knappen for å kopiere.
      3. Klikk på cellen eller øverst til venstre der du skal lime inn.
      4. Klikk på knappen for å lime inn.

 

 

 

  • HURTIGMENY :

Når musepekeren er innenfor arbeidsområdet i regnearket, kan du trykke på HØYRE MUSEKNAPP og få frem en HURTIGMENY som ser slik ut :

Klipp ut

Kopier

Lim inn

Lim inn utvalg

Sett inn...

Slett...

Fjerne innhold

Formater celler

Denne bruker du slik :
      1. Merk cellen/området som skal kopieres.
      2. Trykk på høyre museknapp og velg KOPIER.
      3. Flytt musepekeren til cellen/ øverste venstre hjørne i det området du skal kopiere til.
      4. Trykk på høyre museknapp igjen og velg LIM INN eller LIM INN UTVALG.

 

Autofyll :

Dersom du skal nummerere en lang liste feks. pers 1, pers. 2 , osv., kan det lette ditt arbeid betraktelig ved å bruke AUTOFYLL funksjonen.

Vi viser med et eksempel :

  1. Merk cellen med spm.1.

I høyre nederste hjørne av området som er merket, er det et lite firkantet merke. Ved å plassere musepekeren på dette merket, endres muspekeren fra å være en pil til et lite kryss.

 

 

 

 

2. Trykk ned venstre musknapp og merk området videre mot høyre til du har fått med så mange spørsmål som du ønsker.

Du har nå automatisk fått skrevet inn navnene på de spørsmålene du ville ha.

3. Merk på tilsvarende måte cellen med nummeret til respondenten, så kan du på samme måte kopiere det antall respondentnummer du har bruk for.

NB. Skal du kopiere innholdet i en celle nabocellen(e), kan du bruke den samme metoden.

 

Flytte data fra en celle eller et område :

Med flytting av data menes at du fjerner innholdet på et sted og setter det inn et annet sted.

Dette kan gjøres på flere måter :

  • UTKLIPPSTAVLEN :
      1. Merk cellen eller området.
      2. Velg kommandoen REDIGER og deretter KLIPP UT.
      3. Klikk på cellen eller øverste venstre hjørne i det området du skal flytte til.
      4. Velg REDIGER og LIM INN.
  • HURTIGMENY :
      1. Merk cellen eller området.
      2. Trykk på høyre museknapp og velg KLIPP UT.
      3. Flytt muspekeren til cellen eller øverste venstre hjørne i det området du skal flytte til.
      4. Trykk på høyre museknapp igjen og velg LIM INN.

 

 

 

 

 

  • IKON I VERKTØYLINJEN :
      1. Marker dataene i feltet du vil flytte, med muspekeren.
      2. Trykk på ikonet :
      3. Market feltet du vil flytte dataene til med muspekeren.
      4. Trykk på ikonet :

 

Lagring av regnearksfilen :

Ved første gangs lagring må regnearket få et filnavn. Du velger da enten FIL/LAGRE SOM eller trykk på F12.

Excel 5.0 regneark er en arbeidsbok som består av flere ark, ved lagring vil den bli lagret som en arbeidsbok.

NB. Pga. faren for tap av mye arbeid ved et eventuelt strømbrudd etc., gjør det derfor til en regel at du lagrer ofte mens du arbeider.

Har du jobbet med et regneark som tidligere er lagret, og du skal lagre det på samme filnavn, velger du :

    • FIL/LAGRE.

Eller :

Klikk på ikonet

Filnavn :

Filnavnet kan bestå av inntil åtte (8) tegn.

Punktum kan bare brukes til å skille filnavnet og filtypen.

Du kan ikke bruke disse tegnene i filnavn : +*\=:;"?, (mellomrom).

 

Åpne regnearksfil :

  • Velg FIL/ÅPNE.

Angi deretter navnet på filen du vil åpneog velg OK eller du kan dobbelklikke på filnavnet i dialogboksen under FILNAVN.

Dersom du skal åpne en annen filtype enn Excel-filer, må du søke etter aktuell filtype i boksen FILTYPE.

  • Klikk på ikonet :

 

Lukke regnearket :

  • Velg FIL/LUKK.

 

 

Avslutte Excel :

  • Velg FIL/AVSLUTT.

 

Formatering av regnearket :

Noen ganger kan det være ønskelig å få snudd på teksten, spesielt ved arbeid med diagrammer. Dette fordi ved normal vannrett tekst vil ofte noe av ordet falle utenfor og bli utelatt. Men dette kan vi gjøre noe med :

  1. Klikk på FORMAT/CELLER og velg JUSTERING.
  2. Klikk på ønsket retning på teksten.
  3. Klikk på OK.

 

Skriftstørrelser :

Du kan endre både størrelse og skrifttype på det du har registrert.

  • Dette kan du enklest gjøre via FORMATVERKTØYLINJEN.

 

 

 

 

Endre kolonnebredde :

  1. Plasser muspekeren i kolonnekanten til høyre for kolonnebokstaven. Muspekeren blir en sort pil med spiss i begge ender.

  2. Trykk ned venstre musknapp og dra muspekeren mot den retningen du vil enten minske eller øke.
  3. Slipp muspekeren når du har fått ønsket kolonnebredde.

 

Endre radhøyde :

  1. Flytt muspekeren til radkanten under radnummeret til raden du vil endre størrelsen på. Muspekeren blir nå til en sort pil med spiss i begge ender.

  2. Dra muspekeren opp eller ned for å endre høyden på raden.
  3. Slipp musknappen når raden har fått den høyden du ønsker.

 

Rammer og farger :

  • RAMME :

      1. Merk cellen eller området.
      2. Klikk på pilknappen til høyre for knappen for rammer :
      3. Velg aktuell rammeboks.
  • SKRIFTFARGE :
      1. Merk cellen eller området.
      2. Klikk på pilknappen til høyre for knappen for skriftfarge :
      3. Klikk på ønsket farge.

 

  • CELLEFARGE :
      1. Merk cellen eller området.
      2. Klikk på pilknappen til høyre for knappen for celle/område-farge:
      3. Klikk på ønsket farge.

 

 

 

Skrive ut data :

  • For å kunne skrive ut et regneark må skriver være definert. Dette kan du undersøke ved å velge FIL/SKRIV UT.

  • Du kan også klikke på ikonet for utskrift :

 

Forhåndsvise et regneark :

  • Klikk på ikonet for forhåndsvisning :

  • Eller velg FIL/FORHÅNDSVISNING.

 

Diagrammer :

  • DIAGRAM er en grafisk presentasjon av regnearkdata.

  • DIAGRAMTYPER er det 15 forskjellige av i EXCEL.

Vi skal bruke et konkret eksempel for å illustrere fremgangsmåten :

1. Merk området c1:d10. :

Halden

20

Sarpsborg

10

Fredrikstad

20

Askim

30

Råde

40

Moss

50

Strømstad

60

Udevalla

70

Gøteborg

80

Køpenhavn

90

 

2.Klikk på diagramveiviser-ikonet:

3.Merk av et rektangulært område under regnearket som er så stort at du får plass til diagrammet. Feks.G2:L20.

 

 

 

Du får opp følgende dialogboks :

NB. Her er det mulig å endre på cellereferansene.

4.Klikk på NESTE>.

5.Her velger du diagramtype. Vi tar i eksempelet STOLPE og trykker på NESTE>.

NB. Dialogboksen vil variere etter hvilken type diagram du velger.

6.Her kan du velge format for diagrammet. Vi bruker her nr.4 og klikker på NESTE>.

7.Her vises et eksempel av diagrammet vi har valgt, vi klikker igjen på NESTE>.

8.Vi får opp diagramveiviserbildet, her kan du legge til forklaringer som diagramoverskrift og aksetitler.

9.Klikk på FULLFØRT.

  • TILFØYE DATASETT :
    • Hvis du har glømt å ta med data i diagrammet bør du ikke ta det hele på nytt for å få med alle data. Du kan bruke den enkle DRA OG SLIPP metoden:
      1. Merk området du har utelatt i diagrammet.
      2. Pek på rammen av området og dra muspekeren over diagrammet og slipp.
  • FJERNE DATASETT :
      1. Aktiviser diagrammet (Dobbeltklikk i det).
      2. Klikk på diagramveiviser-ikonet.
      3. I dialogboksen du får opp angir du områdene som skal være med, og klikker på FULLFØRT.

 

 

 

  • REDIGERE TEKST I DIAGRAMMET :
      1. Aktiviser diagrammet.
      2. Klikk på teksten du skal endre, den blir nå markert med en ramme rundt.
      3. Skriv inn ny tekst.
      4. Velg skriftstørrelse.
      5. Du opphever aktiviseringen av diagrammet ved å klikke i regnearket utenfor diagramrammen.
  • HJELPELINJER I DIAGRAMMET :
      1. Aktiviser diagrammet.
      2. Klikk i selve diagrammet (ikke på søylene) slik at du får merket det med håndtak i hvert hjørne.
      3. Klikk på knappen for vanrette støttelinjer fra verktøylinjen DIAGRAM.
  • SKALA FOR VERDIAKSE :
      1. Aktiviser diagrammet.
      2. Klikk en gang på verdiaksen.
      3. Dobbeltklikk på verdiaksen og du får opp dialogboksen FORMATER AKSE.
      4. Klikk på SKALA.
      5. Sett inn de verdier du vil bruke og klikk på OK.
  • ENDRE FARGER I DIAGRAMMET :
      1. Aktiviser diagrammet.
      2. Klikk på en av stolpene, de andre tilsvarende stolper blir også merket. Dersom du bare skal endre farge på den ene klikker du en gang til på den.
      3. Dobbelklikk på stolpen du merket. Du får da opp følgende dialogboks :
      4. Velg farge og klikk på OK.
  • ENDRE DIAGRAMTYPE :
      1. Aktiviser diagrammet.
      2. Klikk på nedpil til høyre for knappen for diagramtype fra verktøylinjenDIAGRAM.
      3. Velg ønsket diagram.
  • ENDRE STØRRELSE PÅ DIAGRAM :
      1. Klikk en gang på diagrammet.
      2. Klikk på et av håndtakene, og bruk dra og slipp metoden.
  • LAGRE DIAGRAM :

Diagrammer vil automatisk bli lagret sammen med resten når du lagrer filen.
  • SLETTE DIAGRAM :
      1. Klikk på diagrammet.
      2. Trykk DELETE.

 

Grafiske objekter :

  • Du kan ved å bruke tegneverktøyene i Excel lage grafiske objekter i regnearket. Du må da åpne verktøylinjen TEGNING ved å trykke på ikonet :

  • Du får da mulighet til å tegne linjer, piler, sirkler, ellipser, rektangler, polygoner, tegne for frihånd og sette inn tekstbokser.

 

 

 

Flytting av data mellom to programmer :

  1. Pass på at begge programmer er åpnet.

  2. Merk av de dataene du vil flytte over.
  3. Klikk på REDIGER/KOPIER.
  4. Trykk inn tastene ALT og TABULATOREN på en gang, da får du opp et et lite skilt med de programmene du har åpne.
  5. Hold ALT-tasten inne mens du trykker på TABULATOR-tasten til bildet for det programmet du vil inn i kommer opp.
  6. Marker hvor i dette programmet du vil sette inn dataene fra det andre programmet.
  7. Klikk på REDIGER/LIM INN.